Novice

Nevladne organizacije nismo podjetja, vendar pogosto izvajamo dejavnosti, ki imajo značaj tržne ponudbe. Zato moramo poznati pravila o izdajanju računov, davčnem potrjevanju in e-računih, ter jih upoštevati. Zakonodaja namreč določa, da moramo tudi NVO v določenih primerih izdajati račune, še posebej kadar opravljamo pridobitno dejavnost. Hkrati pa obstajajo tudi določene izjeme, ki veljajo za manjše organizacije z omejenim obsegom poslovanja.

 

V nadaljevanju pojasnjujemo, kdaj je izdaja računa obvezna, kdaj ne, ter katere druge obveznosti so s tem povezane – vključno s pošiljanjem računov proračunskim uporabnikom in davčnim potrjevanjem.

 

Kazalo:

1. Kdaj mora NVO izdati račun?
2. Izjeme za manjše NVO
3. Kaj mora račun vsebovati?
4. Davčno potrjevanje računov
5. Izdajanje e-računov prek UJP-a
6. Zaključek

 

Kdaj mora NVO izdati račun?

Nevladna organizacija mora izdati račun vedno, kadar za plačilo opravi storitev ali proda izdelek. To velja na primer pri:

• organizaciji plačljivih delavnic, tečajev, vadb, izobraževanj ali dogodkov,
• prodaji izdelkov (na stojnici, spletu ali drugje),
• oddajanju prostorov ali opreme v najem,
• izvajanju svetovalnih ali izobraževalnih storitev za zunanje naročnike.

V teh primerih NVO opravlja pridobitno dejavnost, zato mora ob plačilu kupcu izdati račun, ki mora vsebovati predpisane elemente, biti ustrezno oštevilčen in evidentiran. Če kupec račun poravna z gotovino, mora biti račun tudi davčno potrjen.

 

Izjeme za manjše NVO

Zaradi prizadevanj za administrativno razbremenitev manjših organizacij zakonodaja dopušča izjeme. Če gre za manjšo nevladno organizacijo, ji računov ni treba izdajati, če so izpolnjeni določeni pogoji.

Pogoji za oprostitev izdajanja računov:

1. Letni prihodki iz pridobitne dejavnosti ne presegajo 5.000 evrov – ta prag zajema vse prihodke iz pridobitne dejavnosti, ne glede na to, kdo je kupec (fizične osebe, podjetja, zavodi ipd.).
2. Plačilo prejmete izključno od fizičnih oseb, ki niso samostojni podjetniki ali druge osebe, ki opravljajo dejavnost. To pomeni, da se izjema ne uporablja, če prodajate podjetjem ali javnim zavodom.
3. Organizacijo vodijo prostovoljci, torej predsednik društva, člani upravnega odbora ali drugi vodilni niso plačani za svoje delo in nimajo neposredne koristi od dejavnosti organizacije.
4. Cene storitev ali izdelkov so nižje od tistih, ki jih za primerljive storitve zaračunavajo gospodarske družbe (npr. turistične agencije, trgovine, gostinci).

Če so vsi ti pogoji izpolnjeni, račun ni potreben, prav tako ni obvezno davčno potrjevanje. Kljub temu pa je potrebno voditi interno evidenco vseh takšnih prihodkov, ker se ti prihodki štejejo kot pridobitni prihodki organizacije in morajo biti tako tudi zavedeni v letnem poročilu (izkaz poslovnega izida).

 

Kaj mora račun vsebovati?

Račun mora vsebovati naslednje podatke:

• naziv in naslov organizacije, ki izdaja račun
• davčno številko (z navedbo, ali je organizacija zavezanec za DDV ali ne),
• datum izdaje in datum opravljene storitve,
• zaporedno številko računa,
• natančen opis storitve ali izdelka,
• znesek,
• rok in način plačila,
• podatke o prejemniku (če gre za pravno osebo ali če je to dogovorjeno).

Če NVO ni zavezanec za DDV, mora biti to na računu jasno navedeno, npr. »Organizacija ni zavezanec za DDV po 1. točki 94. člena ZDDV-1.«

 

Vzorec računa na tej povezavi.

Primer enostavnega računa. Vir: Consulta.

Vzorec računa iz miniBlagajne. Vir: gov.si

Računi morajo biti zaporedno oštevilčeni in evidentirani – najpogosteje se za to uporablja preglednica, računovodski program ali spletna orodja.

Preko eConsulte vam omogočamo uporabo spletnega računovodskega programa za vodenje enostavnega ali dvostavnega računovodstva, ki to omogočata. Za uporabo programa nas kontaktirajte na info@consulta.si.

 

Davčno potrjevanje računov

Če fizična oseba račun poravna v gotovini (ali s kartico, bonom, ipd.), mora biti tak račun davčno potrjen preko sistema FURS. To velja tudi za NVO, ki sicer niso zavezanke za DDV.

Če organizacija izda gotovinski račun, a ga davčno ne potrdi, krši zakonodajo, kar lahko privede do glob.  

Davčno potrjevanje poteka preko ustrezne programske opreme, ki je povezana z davčno blagajno ali spletno aplikacijo. Uporaba davčnih blagajn omogoča izdajo in potrjevanje davčnih računov na enem mestu. Davčno potrjevanje računov je omogočeno tudi preko drugih spletnih računovodskih programov, tudi preko programov eConsuta.

Račune se lahko davčno potrjuje tudi preko brezplačne aplikacije miniBlagajna, ki omogoča izdajanje gotovinskih računov na POS tiskalnikih.

V določenih primerih lahko zavezanci posredujejo podatke iz računov naknadno oziroma uporabijo za izdajo računa vezano knjigo računov. Slednja je smiselna v primeru, ko mesečno izdamo zelo malo računov in si lahko vzamemo čas za ročno pisanje računov. Poleg tega računi iz vezane knjige računov zahtevajo več birokratskega dela, saj je potrebno račune iz vezane knjige računov ročno potrditi v miniBlagajani.

Za dobave blaga in storitev prek avtomatov pa od 1. januarja 2026 ne bo potrebno izdajanje računov, bodo pa avtomati morali podatke o transakcijah poročati FURS v realnem času, na enak način kot to velja za davčno potrjevanje računov.

Izjema: Če organizacija izpolnjuje pogoje za oprostitev (do 5.000 € letnega pridobitnega prometa in ostale pogoje zgoraj), ji davčnega potrjevanja ni treba izvajati, saj računov ne izdaja.

 

Izdajanje e-računov prek UJP-a

Poseben primer predstavljajo računi, izdani proračunskim uporabnikom – to so občine, šole, ministrstva, zavodi in druge javne ustanove. Če vaša NVO opravi storitev ali dobavo za takšnega naročnika, ste dolžni izdati e-račun prek sistema UJP (Upravna enota za javna plačila).

To velja tudi za majhne zneske in ne glede na to, ali je organizacija zavezanec za DDV. E-račun mora biti izdan v skladu z UJP-specifikacijami, kar pomeni, da je treba uporabiti ustrezen računovodski program ali storitev, ki omogoča izvoz v e-obliko. Kako izdate e-račun, si lahko pogledate na tej povezavi.

 

Zaključek

Za manjše organizacije, ki pridobijo do 5.000 evrov letno iz pridobitne dejavnosti, zakon omogoča pomembno izjemo – v teh primerih računov ni treba izdajati, če so izpolnjeni tudi drugi pogoji. A tudi v teh primerih je potrebno voditi jasno in pregledno evidenco vseh prihodkov.

Organizacije, ki poslujejo z javnim sektorjem, ne smejo pozabiti na obveznost izdajanja e-računov prek UJP-a. Prav tako morajo v primeru gotovinskih plačil upoštevati obveznost davčnega potrjevanja, razen če sodijo med izjeme.

Z odgovornim in preglednim finančnim poslovanjem boste prispevali k večji transparentnosti svojega delovanja in krepili zaupanje med člani, donatorji in širšo javnostjo.

 

Avtor: Tjaša Bajc, Consulta.si
Vir grafike: Freepik